Lo sapevi che i costi di stampa si aggirano tra l’1 e il 3% del fatturato di un’azienda e che, attraverso una gestione accurata dei processi di stampa è possibile risparmiare fino al 30% della spesa totale, senza rinunciare alla qualità?
E’ possibile, lo dicono gli analisti di McKinley e Gartner. Basta solo fare attenzione.
Se vuoi incominciare a far risparmiare il tuo studio legale, inizia dalla stampa. Non solo per abbattere i costi, ma anche per ridurre gli sprechi, salvaguardare l’ambiente, ottimizzare i processi di stampa e manutenzione del parco macchine in base al loro uso effettivo da parte dei singoli dipendenti o reparti dell’ufficio.
Se vuoi ridurre i costi di stampa, inizia a chiederti: quanto stampi? Come stampi? Per quali clienti stampi di più? Di quali documenti hai bisogno per forza del cartaceo (lettere, atti giudiziari, memorie, fatture etc.)? Il brief con il cliente, potresti ad esempio condividerlo su Cloud con i tuoi colleghi, l’atto di citazione potresti aspettare a stamparlo, in attesa di eventuali revisioni successive, i documenti appena ritirati in tribunale li potresti digitalizzare e inviare in copia via mail al tuo cliente che li attende con ansia. La praticante, che fotocopia continuamente, potrebbe usare una stampante a basso consumo in bianco e nero.
Per una causa di diritto penale, ad esempio, dovresti stampare il preventivo per le tue consulenze, le lettere scritte per i clienti, memorie, atti di citazione, comparse, documenti da allegare agli atti, ricerca su dottrina e giurisprudenza su cui baserai le tue argomentazioni, etc. Scopriamo, come puoi fare ad ottimizzare questo processo.
Come ridurre i costi di stampa: consigli pratici
1. Calcola i costi di stampa
Calcola quante pagine stampa il tuo studio ogni anno, individuando i reparti o i dipendenti che stampano più frequentemente e di più, in base alla loro specifiche esigenze. Scopri quali sono le spese legate alla manutenzione, assistenza e riordino di carta, cartucce e toner per stampanti.
Domandati o discuti insieme ai tuoi soci se è possibile ridurre la quantità di stampa e se ci sono documenti che possono essere digitalizzati. Scopri se il parco macchine di cui disponi soddisfa effettivamente le tue esigenze e se la tecnologia adottata è adeguata all’uso effettivo da parte dello studio, se la stampante a colori è necessaria o se l’ultimo modello di stampante laser potrebbe venire sostituita da un modello meno costoso o servirebbe più all’ufficio paghe.
E le spese di consumo, manutenzione, smaltimento e rifornimento? Possono essere ridotte?
2. Controlla i flussi di stampa
Poniamo che al momento tu stia seguendo 3 diversi clienti, 3 diverse cause legali: uno sfratto, un furto e un divorzio, di cui si occupano un avvocato civilista, penalista e di matrimonialista.
Attraverso un software avanzato di controllo dei flussi di stampa, potresti quantificare i costi di stampa sostenuti per ogni cliente, assegnando a ciascun documento cartaceo la causa corrispondente. Una soluzione che consentirebbe di quantificare l’attività di stampa e di comprendere chi ne fa maggior uso e per quale cliente. Individuare i volumi e assegnare i costi, aiuterebbe a ridurre gli sprechi e a ottimizzare le spese per il futuro, producendo risparmi significativi misurabili.
Un altro beneficio di questa tecnologia è che ti consentirebbe di addebitare il costo di stampa finale al cliente corrispondente, recuperando il 100% delle spese anticipate (per carta, inchiostro, consumo del parco macchine etc.).
Per non parlare della possibilità di verificare l’impatto ambientale generato da ogni attività di stampa e di optare per la digitalizzazione del documento laddove superfluo e non strumentale al suo scopo.
3. Ottimizza i processi di stampa
Il lavoro di analisi che hai appena fatto, ti serve anche per un altro motivo: ottimizzare i processi di stampa.
Una volta compreso chi stampa chi e come, potrai sostituire le stampanti meno efficienti e più costose o al contrario acquistare o noleggiare quelle più adeguate alla tua attività o a quella di singoli uffici.
Per risparmiare tempo e denaro nonché ottimizzare l’efficienza aziendale, rivolgiti ai professionisti di Unoprint: ti consiglieranno l’acquisto o il noleggio del giusto parco stampanti e multifunzione. Soluzioni personalizzate e scalabili, che ti consentiranno di rinnovare il tuo parco tecnologico e di concentrarti su ciò che veramente importante: il tuo lavoro.
4. Gestisci tutto in automatico
Paga solo quello che stampi. Con il servizio Pay per use di Unoprint, non paghi pagina stampata o sulle previsioni di stampa, ma unicamente i consumi effettivi, inclusa l’assistenza, la manutenzione e i materiali di consumo. Soluzione all inclusive che ti consente di ottenere da un unico fornitore l’hardware, l’assistenza e i consumabili.
La gestione automatica dei flussi di stampa è fondamentale per mantenere il controllo sui costi, ridurre il consumo energetico e rispettare l’ambiente. Una volta calcolato il costo di gestione del parco stampati, potrai liberarti di tutte quelle noiose attività di controllo delle fatture, riordino dei materiali di consumo, richiesta di assistenza o intervento tecnico e smaltimento toner esausti. Software avanzati consentono in tempo di reale di segnalare l’esaurimento scorte e di provvedere automaticamente al riordino.
5. Aumenta l’uso di file digitali
Se hai pronte in bozza diverse versioni del tuo atto di citazione o della tua lettera di diffida, che dovrai rispettivamente depositare o spedire domani, ti potrà essere utile disporre di una coda di stampa virtuale. In questo modo, potresti conservare i documenti fino a quando non sei pronto a ritirarli, scegliendo solo in un secondo momento quali stampare, evitando doppioni.
Non dimenticare ovviamente di chiederti se quel documento è veramente necessario, se puoi effettuare la semplice scansione di un documento e inviarlo via e-mail o ancora se ti basta condividerlo online anziché stampare innumerevoli copie per tutti i tuoi dipendenti.
Se vuoi imparare come ridurre i costi di stampa e raddoppiare la produttività aziendale, contatta gli esperti Unoprint. Inizia a risparmiare.