Si sa, le stampanti costano. E non solo loro.
Il dispositivo è certamente un costo vivo (sia che si tratti di una semplice fotocopiatrice piuttosto che una stampante laser, inkjet o multifunzione), ma non vanno dimenticate le spese extra: toner e cartucce, risme di carta, interventi di assistenza e manutenzione, smaltimento dei materiali di consumo esausti.
Ci sono costi immediati, e altri giornalieri, diluiti nel tempo (acquisto parco macchine vs materiali di consumo). Costi necessari, e altri solo eventuali (aggiornamento firmware stampante vs intervento immediato in caso di guasto). Costi visibili e calcolabili, e altri invisibili, difficilmente prevedibili e quantificabili (acquisto toner e cartucce vs ripristino di emergenza in caso di attacco hacker).
Se hai un’azienda o sei un libero professionista, devi avere un quadro completo dei costi di stampa: solo così potrai ottimizzare i processi aziendali, ridurre gli sprechi e scegliere le soluzioni più efficienti per il tuo Business.
I costi nascosti delle stampanti per ufficio
Abbandona i luoghi comuni, lasciati sorprendere.
Ecco 4 costi di stampa nascosti che non hai sicuramente considerato:
1. Tempo perso per andare dalla scrivania alla stampante (e viceversa)
Lo sapevi che lo stipendio dei dipendenti costituisce una delle voci di spesa più pesanti delle aziende italiane, soprattutto se PMI?
Immagino di si.
Di conseguenza, calcola quante ore di lavoro vengono sprecate in un anno per andare e tornare dalla stampante. Prova a sommare tutte le volte in cui un dipendente ha dovuto lasciare la sua postazione per andare a ritirare i fogli dalla stampante, e poi tornare indietro (tempo che raddoppia quando l’impiegato, magari ancora un pò assonnato, si accorge di non aver premuto affatto il tasto invio).
Un consiglio? Studia le abitudini di stampa della tua azienda, poi aggiungi una stampante personale negli uffici dove i volumi di stampa sono più alti oppure crea una sala stampa il più vicino possibile alle postazioni dei dipendenti.
2. Stampe non ritirate
Prima di uscire dall’ufficio, fai un giro tra le stampanti. Controlla quanti documenti, mai ritirati, giacciono dimenticati nei vassoi. Potresti quasi riempirci il cestino della carta straccia.
Questo significa spreco di carta, toner e tempo…risorse che avrebbero potuto essere dedicate a documenti necessari per la tua attività.
Puoi facilmente tagliare questo costo (non necessario) investendo in un software che offra un servizio di coda di stampa oppure la possibilità di memorizzare i processi di stampa: in questo modo, qualunque documento venga inviato alla stampante, viene custodito finché l’utente non fornisce fisicamente il comando di stampa, di fronte al dispositivo.
Grazie alle tecnologie più moderne, non solo è possibile ridurre gli sprechi, ma aumentare notevolmente i livelli di sicurezza di stampa, soprattutto se in ufficio circolano documenti riservati che non puoi permetterti di lasciare incustoditi nel vassoio (con il rischio che vengano indebitamente raccolti e diffusi da personale non autorizzato o da terzi malintenzionati).
3. Staff non qualificato
Mai dare per scontato che i tuoi dipendenti sappiano usare la stampante, soprattutto se l’ufficio non dispone di una semplice fotocopiatrice, ma di un dispositivo multifunzione.
Al contrario, molti di loro spesso si perdono in funzioni piuttosto banali. Pensa, ad es., a tutte le mail che vengono stampante a colori (anche quando non è veramente necessario) o, ancora, a quante volte viene mandato un documento in ristampa per un errore nella selezione delle impostazioni.
Fornire ai dipendenti una formazione interna, di base, in materia può aiutarti a risparmiare tempo e denaro. In questo modo, eviterai che i tuoi impiegati sprechino tempo (oltre che carta e inchiostro) cercando di capire come stampare in modo corretto, selezionando fin da subito le impostazioni più adeguate al tipo di documento.
Al fine di ridurre gli sprechi,
– insegna a distinguere tra i diversi tipi di carta e formati di stampa (a colori o in bianco e nero, su un lato, fronte retro, più pagine in un foglio)
– investi in un software che inibisca la stampa a colori indiscriminata, limitandola solo ad alcuni dipendenti, dipartimenti o funzioni specifiche di stampa
– incoraggia i dipendenti a utilizzare la funzione di anteprima di stampa (e ad utilizzare la stampante solo quando realmente necessario).
– ricorda ad ogni utente, dopo ogni utilizzo, di riportare le impostazioni della stampante alle modalità di default, così da evitare che gli utenti successivi mandino in stampa più copie del necessario oppure stampino su un formato di carta sbagliato
– promuovi la digitalizzazione dei documenti in formato cartaceo
4. Riordino dei materiali di consumo e spese di gestione
Un costo nascosto spesso sottovalutato dalle aziende è costituito dal tempo passato a riordinare i materiali di consumo (carta, toner e cartucce), a richiedere interventi di manutenzione e assistenza (ad es., calibrazione del colore, configurazione del vassoio, collegamento alla rete etc.) o, infine, a smaltire i consumabili esausti (affidandosi a ditte specializzate).
Più è grande il parco stampanti per ufficio, più queste esigenze occupano un ruolo decisivo, rischiando di distogliere tempo e risorse dal Business aziendale.
Per ridurre i costi di gestione, puoi aderire a servizi di Print Management, rivolgendoti a professionisti in grado di offrire una gestione centralizzata dei sistemi di stampa aziendali.
Software evoluti consentono di ottimizzare i processi di stampa, garantendo la sicurezza e il controllo della stampa di tutti i documenti in azienda, il riordino automatico dei consumabili, la riduzione dei consumi energetici e lo smaltimento dei toner esausti.
Valuta attentamente prima di acquistare una stampante: non dimenticare i costi nascosti, in grado di aumentare la spesa nel lungo periodo.
Per informazioni o approfondimenti sul servizio di Print Management, contatta subito gli esperti di Unoprint.